Konferanser, messer, kickoff og andre typer event er avhengig av å synes blant publikum for å virke godt. Her er noen tips til hvordan media, innhold og god kommunikasjon kan gi bedre synlighet både før, under og etter arrangementet. 

Så du arrangerer konferanse, messe, kickoff eller andre typer event for folk? Det er gøy, men også utfordrende så det holder. Være seg et enkelt arrangement, eller arrangement på løpende bånd.

Uansett vet du at god synlighet og god kommunikasjon er en kritisk faktor for å lykkes med arrangementet. Det gjelder i alle faser og ledd av arrangementet: 

• Programutvikling
• Markedsføring
• Mediekontakt
• Gjennomføring og dokumentasjon underveis
• Formidle hvordan det gikk
• Sanke bilder, video og erfaringer til neste event og arrangement

Vi har gode erfaringer for at elementer fra journalistikk, media og historiefortelling er nyttig i alle disse fasene. 

Programutvikling

Det gode arrangementet starter med utvikling av et godt program. Et engasjerende program vekker interesse på forhånd og setter spor i ettertid. Noen stikkord: 

Ideer skal utvikles til tema. Vi skal finne og velge innledere, som skal utfordres til å skape engasjerende innlegg. 

Format og organisering av debatt. Hvilke spørsmål skal besvares? De færreste i publikum er interessert i å snakke i mikrofon. Hvordan kan vi likevel engasjere en større del av publikum?

Markedsføring

Svar på noen få, “enkle” spørsmål, så har du markedsføringen av arrangementet klappet og klart. Spørsmålene:

• Når?
• Hvor?
• Hvorfor?
• Hvordan?
• Til hvem?
• Hvilke kanaler? 

Mediekontakt

Alle arrangører ønsker synlighet for sin konferanse, messe e.l. i media. Ofte fagmedia, men også nyhetsmedia og andre media når det er aktuelt. Hvordan kan vi vekke medias interesse for arrangementet? Det er enkelt: Med innhold på konferansen som er aktuelt og relevant. Alle redaksjoner har begrensede ressurser, og må hver dag prioritere hva som skal dekkes. Redaktørene sender sine medarbeidere dit det beste stoffet er å finne, etter det de vet der og da.

God mediekontakt før og under eventet vil si å hjelpe redaksjoner som velger å dekke det.

• Forenkle arbeidet for medarbeidere som velger å komme.
• Levere informasjon ut informasjon i et format redaksjoner kan bruke til stoff, selv om de ikke kan komme.

Uansett: Her må arrangøren huske at media prioriterer etter hensyn til seg selv og leserne/lytterne/seerne, ikke etter hva du som arrangør ønsker. 

Gjennomføring og dokumentasjon

Selve arrangementet er en gullgruve i informasjon og kunnskapsutvikling. Ikke bare for deltakerne, men også for arrangøren selv. Bruk den godt. Noen eksempler: 

Foto – superviktig! Både fra selve innholdet på messen eller i konferansesalen, men også de viktige bildene av stemningen og “livet” på eventet. Det er en viktig dokumentasjon til ulike formål, og de er viktige i markedsføring av neste arrangement. Noen eksempler under. (Alle foto: Jørn Søderholm, Praktisk Talt AS)

Video – rekker enda lengre. Forhåndslagede videoreportasjer er gull verdt som engasjerende innhold i konferanseprogrammet. Video er også en sterk formidler av stemningen, og kommer godt med i markedsføring og sosiale media. Alt du trenger er noen med et bevisst forhold til en mobiltelefon, og som vet hva de skal se etter.

Tekst – informasjon til folk og søkemotorer. De fleste publiserer innleggene fra konferansen. Det er fint for de som var der (og som husker hva som ble sagt…). Sørg for at noen skriver korte sammendrag av innleggene. Det kan i beste fall skape synlighet i media, og det god SEO-effekt for konferansen / eventet. 

Hvordan gikk det? 

Arrangementet er ikke ferdig når deltakerne går ut døra. En tydelig og effektiv evaluering i ettertid er viktig, og ikke minst en formidling av resultatene til media og andre relevante mottakere. 

Vi har rikelig erfaring fra journalistikk og kommunikasjon i forbindelse med messer, konferanser og andre typer event. Vi bistår gjerne med ditt arrangement. Ta kontakt for tilbud eller nærmere drøfting.